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タイムカードはどれくらいの期間保管しておくべきか

タイムカードと、このカードに時刻や勤務時間などの印字を行うタイムレコーダーは、企業で働いている社員の勤怠管理に必要不可欠のアイテムです。


このタイムレコーダーをつかって勤怠管理を行う場合は、使用しなくなったカードを簡単に破棄したりしないように注意しなければなりません。
その理由は、タイムカードには保管しておかなければならない期間が存在するためです。

タイムカードは労働基準法第109条における労働関係に関する重要な書類に該当するため、使用者側には少なくとも3年間は保管する義務があり、この義務を怠ると30万円以下の罰金に処されます。

ここで問題となるのは、3年の期間をどこから起算するのかということですが、タイムカードの場合は最後に紙に打刻した日が起算日となります。

実際に保管する際には、賃金台帳などの関連性が高い書類と同じ場所か、それとは近い場所に保管しておくと良いでしょう。



タイムレコーダーで印字した情報の記録義務については上記の通りですが、記録したカードは離職票の発行手続きをはじめとする公共職業安定所での雇用保険に関する手続きや、加入している健康保険組合から出産手当金を受け取る手続きをとる際などにおいて、申請書の添付書類として提出しなければなりません。



つまり、カードを紛失することはトラブルに直結することになります。

そのため、他の労働関係に関する書類と同じくらい、タイムカードは厳重に保管するようにしましょう。